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‘सूचना-लेखन’ कम-से-कम शब्दों में औपचारिक शैली में लिखी संक्षिप्त जानकारी होती है। यह आम व्यक्तियों तथा संगठनों द्वारा उपयोग में लायी जाती है। इसका प्रयोग जन्म तथा मृत्यु की घोषणा करने, घटनाओं जैसे उद्घाटन व सेल, सरकारी आदेशों की जानकारी देने, किसी विशिष्ट अवसर के लिए आमंत्रण देने, किसी कर्मचारी को नौकरी से बरखास्त करने या कर्मचारी द्वारा नौकरी छोड़ने की सूचना देने के लिए किया जाता है। इन सूचना-पत्रों को एक खास बोर्ड पर लगाया जाता है। किसी भी स्कूल या संगठनों में खास जगह पर ये बोर्ड लगाए जाते हैं। जबकि सरकारी विभागों द्वारा जारी सूचना भिन्न-भिन्न समाचार-पत्रों में भी छापी जाती है।
सूचना लेखन की परिभाषा और उदाहरण (Suchana Lekhan in Hindi) | Notice Writing in Hindi Examples
हमें एक ऐसी व्यावहारिक व्याकरण की पुस्तक की आवश्यकता महसूस हुई जो विद्यार्थियों को हिंदी भाषा का शुद्ध लिखना, पढ़ना, बोलना एवं व्यवहार करना सिखा सके। ‘हिंदी व्याकरण‘ हमने व्याकरण के सिद्धांतों, नियमों व उपनियमों को व्याख्या के माध्यम से अधिकाधिक स्पष्ट, सरल तथा सुबोधक बनाने का प्रयास किया है।
सूचना-लेखन का तात्पर्य है-किसी विशेष सूचना को सार्वजनिक करना।
सूचना कैसे लिखी जाती है?
एक प्रभावशाली सूचना-लेखन की कला को अभ्यास द्वारा ही सीखा जा सकता है इसे लिखने के लिए कुछ सामान्य बिंदुओं का ध्यान रखना अत्यंत आवश्यक होता है। आपके द्वारा लिखी सूचना पूर्ण जानकारी देने वाली तथा सरल और प्रभावशाली भाषा में लिखी होनी चाहिए।
सूचना लेखन का प्रारूप
एक अच्छी सूचना के लिए निम्नलिखित बिंदुओं का समावेश किया जाना आवश्यक है-
- जिस संस्था, स्कूल या ऑफिस द्वारा इसे जारी किया जा रहा है-उसका नाम
- जिस दिनांक को इसे जारी किया जा रहा है
- सही शीर्षक जो सूचना को स्पष्ट करे
- एक आकर्षित करने वाला नारा या स्लोगन
- सूचना लिखने का उद्देश्य जैसे-मिटिंग, किसी ओर ध्यान आकर्षित करने, आम जनता को, सामान्य जानकारी आदि
- समय का सही और पूरा विवरण-दिनांक, समय, स्थान, प्रोग्राम, कितने बजे से कितने बजे तक।
आइए कुछ सूचना पत्र के नमूने देखें
1. औपचारिक या अनौपचारिक मिटिंग के लिए निम्नलिखित जानकारियाँ दी जानी आवश्यक हैं
- दिनांक
- समय
- स्थान
- ऐजेंडा/उद्देश्य
- किस-किस को आना है
- विशिष्ट निर्देश
- संपर्क किए जाने वाले व्यक्ति का नाम/पता
2. किसी Events (कार्यक्रम) की जानकारी देने के लिए निम्नलिखित जानकारियाँ दी जानी आवश्यक
- नाम
- उद्देश्य/अवसर की जानकारी
- दिनांक
- समय/अवधि
- स्थान
- आवश्यक शैक्षणिक योग्यता/पात्रता/शर्त
- संपर्क पता
- आवश्यक जानकारी
- अवसर से संबंधित कोई विशिष्ट चिह्न या लोगो
3. सूचना खोया और पाया (वस्तु या व्यक्ति से संबंधित)
- वस्तु खोया/पाया
- दिनांक
- समय (अंदजन)
- स्थान
- कोई पहचान चिह्न (रंग, आकार, सामग्री)
- सामग्री
- किसे संपर्क किया जाए कब और कहाँ
4. नाम बदलने की जानकारी देते हुए जारी की गई आम सूचना के लिए आवश्यक जानकारी
- ध्यान आकर्षित करने वाले शब्द
- जिस नाम का अभी प्रयोग किया जा रहा है
- पता
- नया नाम
- नाम बदलने का कारण
5. निकट भविष्य में संगठित किए जाने वाले दौरे/मेले/प्रदर्शनी/कैंप आदि की जानकारी देने के लिए जारी की गई सूचना में निम्नलिखित जानकारियों का समावेश किया जाना आवश्यक है।
- जिस नाम का अभी प्रयोग किया जा रहा है
- पता
- नाम और स्वभाव
- अवसर की जानकारी
- स्थान
- उद्देश्य – जानकारी, जागरूकता, अपील,
- दिनांक / समय
- आमंत्रण इत्यादि
- शुरुआत / अंत
- खर्चा / प्रवेश शुल्क
- ‘समय……..दिनांक से……….दिनांक तक
- स्थान (दौरे के लिए)
- विशिष्ट निर्देश (जैसे-क्या करें और क्या न करें, संपर्क करने का समय आदि)
- संपर्क करने के लिए पता
सूचना लिखते समय निम्नलिखित बातों पर ध्यान दिया जाना चाहिए
- विशिष्ट जानकारियों को बड़े अक्षरों में लिखा जाना चाहिए; जैसे–संस्था का नाम, कैप्शन आदि
- तारीख का स्थान सदैव ऊपर सीधे या उल्टे कोने में या फिर नीचे सीधे या उल्टे कोने में हो।
- पुरी सूचना एक निश्चित चौकोर में लिखी जानी चाहिए।
- जिस विशिष्ट व्यक्तित्व के द्वारा सूचना जारी की जा रही है। उसके हस्ताक्षर उसकी पदवी तथा नाम सहित।
- पूरे वाक्य न लिखकर संकेतों के माध्यम से लिखा जाना चाहिए।
- शब्द सीमा का पूरा ध्यान रखा जाना चाहिए।
सूचना लेखन के उदाहरण
आइए सूचना-लेखन के कुछ नमूने देखें
1. छात्र-परिषद की बैठक के लिए सूचना-पत्र
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सूचना विद्यालय में अनुशासन एवं सफ़ाई की समस्याओं पर छात्र-परिषद की बैठक आज मध्यावकाश में प्रधानाचार्या के कार्यालय में होगी। छात्र-परिषद के सभी सदस्यों की उपस्थिति अनिवार्य है। प्रधानाचार्य। 25 जुलाई, 20xx |
2. आगामी माह में होने वाले वार्षिकोत्सव से संबंधित तैयारी के लिए विद्यार्थी परिषद की बैठक (Meeting) के लिए सूचना-पत्र
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सचना 1 नवंबर, 20xx प्रिय मित्रो, छात्र परिषद के सभी सदस्यों की उपस्थिति अनिवार्य है। राहुल शर्मा |
3. आप मॉर्डन स्कूल, बारह खंभा रोड, हिंदी साहित्य परिषद के सेक्रेटरी हैं। स्कूल में आयोजित वाद-विवाद प्रतियोगिता के लिए विद्यार्थियों को आमंत्रित करते हुए एक सूचना-पत्र लिखिए।
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सूचना 10 जुलाई, 20xx अंत: स्कूल वाद-विवाद प्रतियोगिता दिनांक – 20 जुलाई, 20xx इच्छुक विद्यार्थी अपना नाम 12 मई, 20XX तक हिंदी साहित्य परिषद के सचिव को दें। विनीत शर्मा |
4. आप सांस्कृतिक परिषद के अध्यक्ष के रूप में स्कूल में आयोजित अंतः स्कूल नृत्य और गीत प्रतियोगिता के लिए सूचना-पत्र लिखिए।
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सूचना 26 जुलाई, 20xx दिनांक – 15 अगस्त, 20xx इच्छुक विद्यार्थी अपना नाम 30 जुलाई, 20XX तक सांस्कृतिक परिषद के सचिव को दें। वरुण रॉय |
5. आप नाट्य कला परिषद के सचिव हैं। स्कूल ने अन्तः विद्यालय नाटक प्रतियोगिता का आयोजन किया है। अपने स्कूल के विद्यार्थियों को इसकी जानकारी देते हुए एक सूचना-पत्र लिखिए।
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सूचना 20 जनवरी, 20xx स्कूल के द्वारा आयोजित अंतः स्कूल प्रतियोगिता के लिए आप सभी आमंत्रित हैं। दिनांक : 5 फरवरी, 20xx प्रविष्टियाँ प्राप्त करने की अंतिम तिथि 30 जनवरी, 20xx |
6. आप विद्यार्थी परिषद के सचिव हैं। आप स्कूल के विद्यार्थियों के लिए एक दीवार पत्रिका शुरु करने जा रहे हैं। इसी से संबंधित लेख, कविता, कहानी तथा स्कूल समाचार विद्यार्थियों से आमंत्रित करें।
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सूचना 24 अगस्त, 20xx प्रधानाचार्य विद्यार्थी परिषद के साथ हुई एक मुलाकात में स्कूल में कुछ दीवार पत्रिका बनाने का निर्णय लिया गया है। इसका मुख्य उद्देश्य विद्यार्थियों की रचनात्मकता और कलात्मकता को उभारना है। आमंत्रित है – लेख, कहानी, कविताएँ |
7. राष्ट्रीय आधुनिक कला संग्रहालय द्वारा आयोजित चित्रकला कार्यशाला से संबंधित सूचना-पत्र।
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सूचना 30 मई, 20xx इच्छुक विद्यार्थी अपने नाम का पंजीकरण राष्ट्रीय आधुनिक कला संग्रहालय, नई दिल्ली के स्वागत काउंटर पर प्रात: 10:30 बजे से सायं 4:30 बजे तक प्रति छात्र रु. 500/-पंजीकरण शुल्क अदा कर सकते हैं। पंजीकरण 21 और 22 मई 20Xx को ‘प्रथम आओ प्रथम आओ’ के आधार पर किया जाएगा तथा प्रत्येक समूह में 50 विद्यार्थियों के पूरा होने के पश्चात बंद कर दिया जाएगा। कार्यशाला का संचालन 10 दिनों के लिए 27 मई से 5 जून 20XX तक प्रात: 10:30 बजे से मध्याहन । 1.00 बजे तक किया जाएगा। कार्यशाला में भाग लेने वाले सभी विद्यार्थियों को ड्राइंग बोर्ड, कागज, रंग, ब्रुश, रंग-पट्टिका आदि सामग्री स्वयं लानी होगी। अभिभावकों एवं भाग लेने वाले विद्यार्थियों को कार्यशाला संबंधी मामलों में राष्ट्रीय आधुनिक कला संग्रहालय के निर्णयों का पालन होगा। निर्देशक |
8. गुमशुदा लड़की की तलाश के लिए अखबार में छपा सूचना-पत्र।
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सूचना सर्वसाधारण को सूचित किया जाता है कि यह लड़की जिसका ग का साचा को मा पुत्र अजायब खान निवासी 16140 पार शास्त्री अपार्टमेंट, दरियागंज, नई दिल्ली, उम्र सात साल, कद 3 फुट 3″. चेहरा-गोल, रंग-गोरा, शरीर चहरा-ग सामान्य, आँखें-काली, बाल-काले व छोटे, लाल रंग की जैकेट और काले लाल रंग के प्रिंटेड पजामा और पैरों में हरे रंग की प्लास्टिक की हवाई चप्पल पहने हुए है जो दिनांक 02-07-20XX को हैप्पी स्कूल, दरियागंज क्षेत्र से लापता है। इंस्पेक्टर/ ए एच टी यू/ दरियागंज/ नई दिल्ली ई मेल abe @ cde. in. com |
9. विद्यालय पत्रिका के लिए रचनाएँ आमंत्रित करते हुए एक सूचना-पत्र लिखिए।
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सूचना 15 जुलाई, 20xx सरिता शर्मा |
10. स्कूल विकास कमेटी में आप विद्यार्थियों के प्रतिनिधि के रूप में नियुक्त हैं। कमेटी की बैठक अगले सप्ताह आने वाले नए वर्ष में शामिल की जाने वाली गतिविधियों के बारे में विचार-विमर्श करेगी। आप इस अवसर की तैयारी के लिए स्कूल के विद्यार्थियों से उनके द्वारा शामिल की जा सकने वाली गतिविधियों की सूची आमंत्रित करते हुए एक सूचना-पत्र तैयार करें।
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सूचना 10 मई, 20xx स्कल विकास कमेटी प्रस्तावित कैलेंडर अगले सप्ताह मुख्य कलडर अगल स॥९ गुन विषयों पर आप सभी के सुझाव आमंत्रित हैं। आपके सुझाव मुझे 15 मई तक मिल जाने चाहिए।
रचना गर्ग/स्वाति मिश्रा |
11. आपका स्कूल (सेंट जेवियर स्कूल) गरीब बच्चों के सहायतार्थ एक सांस्कृतिक संध्या का आयोजन कर रहा है। शिक्षा मंत्री ने अपनी उपस्थिति से इस अवसर को सुशोभित करने की स्वीकृति प्रदान की है। आप स्कूल के हेड बॉय/हेड गर्ल हैं। स्कूल के विद्यार्थियों के लिए इस अवसर पर योगदान देने के लिए सूचना तैयार कीजिए।
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सूचना 10 जनवरी, 20xx टिकट-250 |
12. आप बाल भारती पब्लिक स्कूल, दिल्ली के हिंदी साहित्य परिषद के अध्यक्ष हैं। आपके स्कूल में होने वाली ‘इंटर हाउस हिंदी प्रतियोगिता’ के बारे में स्कूल के विद्यार्थियों को जानकारी देने के लिए एक सूचना-पत्र तैयार कीजिए।
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सूचना 12 सितंबर, 20xx हिंदी साहित्य परिषद निम्न प्रतियोगिताओं के लिए प्रतिभागियों का नाम आमंत्रित करती है जिसका आयोजन स्कूल सभागार में 2 अक्टूबर से किया जाएगा। इन प्रतियोगिताओं के लिए प्रत्येक हाउस से दो-दो प्रतिभागी आमंत्रित हैं। प्रतिभागियों का नाम देने की अंतिम तिथि 27 अक्टूबर है। देवेश शुक्ला |
13. आपका स्कूल ग्रीष्मावकाश में दिल्ली से गोवा की यात्रा का आयोजन कर रहा है। इस यात्रा संबंधित सूचना-पत्र लिखिए।
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सूचना 15 अप्रैल, 20xx सभी विद्यार्थियों को सूचित किया जा रहा हैं कि हमारा स्कूल दिल्ली से गोवा की यात्रा का आयोजन कर रहा है। यात्रा से संबंधित जानकारी इस प्रकार है- दिनांक – 20 मई से 30 मई तक। इच्छुक विद्यार्थी 20 अप्रैल तक अपने नाम कक्षा अध्यापिका को दे दें। अध्यक्ष |
14. आपके स्कूल ने कश्मीर की सुंदरवादियों की सैर का आयोजन किया है। विद्यार्थियों तक इसकी जानकारी देने के लिए एक सूचना-पत्र तैयार कीजिए।
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सूचना 10 सितंबर, 20xx दिनांक : 20 अक्टूबर से 26 अक्टूबर अध्यक्ष |
15. 12वें अंतर्राष्ट्रीय पुस्तक मेले का आयोजन प्रगति मैदान में किया जा रहा है। अपने स्कूल के विद्यार्थियों को इसकी जानकारी देते हुए सूचना-पत्र लिखिए।
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सूचना 5 फरवरी, 20XX 12 वें अंतर्राष्ट्रीय पुस्तक मेले का आयोजन किया जा रहा है जिसकी जानकारी निम्न प्रकार से है- स्थान : प्रगति मैदान, हॉल नं० 14, 15, 16, 17 सभी विद्यार्थियों से इस पुस्तक मेले में जाने का अनुरोध है। अपनी कक्षा के विद्यार्थियों के साथ जाने के लिए निम्नलिखित से संपर्क करें। राशी गर्ग/मनीष लांबा |
16. इस ग्रीष्मावकाश में हिंदी अकादमी, दिल्ली द्वारा रंगमंच कार्यक्रम का आयोजन किया जा रहा है। उसी की जानकारी देते हुए एक सूचना-पत्र तैयार कीजिए।
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सूचना 18 मई 2013 अकादमी दिल्ली के विद्यार्थियों के 8 से 16 वर्ष तक के विद्यार्थियों की चहुमुखी प्रतिभा के विकास हेतु दिल्ली के अकादमी कार्यालय में प्रात: 9 बजे से दोपहर 12.00 बजे तक बाल रंगमंच कार्यशाला का आयोजन करने जा रही हैं। इस कार्यशाला में अकादमी द्वारा चयनित निर्देशकों व सह निर्देशकों द्वारा प्रेमचंद की बाल कहानियों का नाट्य रूपांतर कर प्रतिभाशाली विद्यार्थियों को एक महीने तक अभिनय कला का प्रशिक्षण दिया जाएगा तथा नाट्य विद्या की बारीकियों से अवगत कराया जाएगा। 20 मई, 20XX से 19 जून, 20XX तक चलने वाली इन कार्यशालाओं में तैयार किए गए नाटकों का मंचन भी करवाया जाएगा। कार्यशाला में भाग लेने वाले इच्छुक विद्यार्थी अकादमी के कार्यालय में 18-19 मई, 20xx को प्रातः 9 बजे से साक्षात्कार के लिए उपस्थित हों। साक्षात्कार से पूर्व विद्यार्थी और उनके अभिभावक को केंद्र में ही उपलब्ध एक प्रपत्र भरना होगा। जिसमें विदयार्थी का नवीनतम पासपोर्ट साइज का फोटो, जन्म तिथि, प्रमाण-पत्र और विद्यालय के पहचान-पत्र की सत्यापित छाया प्रति भी लगानी होगी। आयु की गणना 1 मई, 1997 से 30 अप्रैल, 2005 तक के आधार पर की जाएगी। सचिव |
17. आप संस्कृति सर्वोदय समाज के सचिव हैं। अपनी सोसायटी के सदस्यों को आगामी बैठक (मीटिंग) की जानकारी देने के लिए एक सूचना-पत्र लिखिए।
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सचना समाज के सभी सदस्यों को यह सूचित किया जा रहा है कि समाज की कुछ समस्याओं पर विचार-विमर्श करने के लिए एक बैठक रखी गई है। दिनांक – 20 दिसंबर, 20XX सभी सदस्यों से अनुरोध है कि वे बैठक में उपस्थित होकर अपने अमूल्य विचारों से अनुगृहित करें। डॉ० अंशुमन अस्थाना |
18. आपके मुहल्ले से एक लड़की को अगवा कर लिया गया है। उसी से संबंधित सूचना आपको अखबार में देनी है। विस्तृत जानकारी के साथ सूचना-पत्र तैयार कीजिए।
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सूचना 16 अगस्त, 20xx थाना अध्यक्ष |